La méthode Smartlean, qu’est-ce que c’est ? Quels sont les avantages concrets de cette démarche pour les clients ? Dans ce nouvel épisode du podcast Parlons Changement, Alexandre Rosenwald, responsable de l’excellence opérationnelle pour les équipes Stratégie & Consulting d’Accenture en France et au Benelux, spécialisé depuis plus de 15 ans sur les problématiques d’excellence opérationnelle et Sophie Jacquemet-Richard,  Senior Manager Operations & Process transformation, répondent aux questions du journaliste Fabrice Lundy au sujet de cette méthode innovante développée par les équipes Accenture et déjà plébiscitée par de nombreuses entreprises. En vous souhaitant une excellente écoute !

La transcription ci-dessous a été éditée pour en préserver la concision et la clarté.

Quelle est la signification de Smartlean ?

La méthode Smartlean c’est la combinaison de deux approches : la méthode Lean qui a d’abord été employée dans l’industrie avant d’être reprise par le secteur des services, et qui permet de réduire le gaspillage, les temps d’attente et d’améliorer la qualité tout en tenant compte du client final ; et la méthode Smart Automation pour les sujets de RPA (Robotic process automation) et d’IA. Ici la robotique désigne un logiciel programmé, qui permet de réaliser à la place d’un humain un certain nombre de tâches répétitives et à faibles valeurs ajoutées, en suivant un script.

Comment réconcilier ces deux approches ? En quoi se complètent-elles ?

Ces deux approches, bien que faciles à mettre en place sur des sujets simples, comportent chacune des limites. Par exemple, la méthode Lean était difficilement applicable aux opportunités impactant l’IT, qui impliquent souvent des transformations longues, complexes et couteuses. D’un autre coté on a la RPA qui est une technologie qui a pris son essor dans les 5-7 dernières années et dont l’efficacité n’est plus à démontrer sur les activités à faibles valeurs ajoutées, mais dont l’application était perçue comme un sujet IT et sans démarche stratégique et de priorisation. La méthode Smartlean permet de tirer parti du meilleur de ces deux approches, soit bénéficier d’une part des avantages de la méthode Lean, et de pouvoir l’appliquer à travers les systèmes grâce à la RPA et d’autre part de bénéficier de l’efficacité de la RPA, qui est un outil facile à mettre en place et à maintenir, et de mener les projets de robotisation de manière intelligente, en adoptant une démarche Lean de réduction des gaspillages, avant de se lancer dans l’automatisation.

Quels sont les avantages concrets de cette démarche ?

La méthode Smartlean permet d’augmenter les performances et de former les équipes à l’amélioration continue. Combiner la méthode Lean avec une approche Smart Automation, nous permet d’identifier des ordres de priorité dans la mise en œuvre du projet. Cela nous permet par exemple de standardiser des processus dont la finalité est la même, mais qui diffèrent dans la façon de procéder avant de les automatiser par la RPA. Grace à la méthode Lean, la mise en œuvre sera également plus rapide. On va détailler et analyser les processus, ce qui va permettre d’engager les équipes dans une démarche d’amélioration continue.

Comment met-on en œuvre cette démarche Smartlean ?

Aujourd’hui on a un certain nombre d’entreprises qui ont déjà adopté la méthode Lean au sein de leur organisation et qui souhaitent aller plus loin. Elles font donc appel à nous afin de les aider à mettre en place la méthode Smartlean qui va nous permettre de nous appuyer sur les processus déjà passés au Lean, pour commencer à les automatiser.

On a également des clients qui viennent nous voir car ils ont entendu parler de l’efficacité du RPA et souhaitent le mettre en place chez eux. La plupart des entreprises n’établissent pas de diagnostic Lean au préalable ou alors seulement un diagnostic rapide et succinct. On leur recommande alors de poser ce diagnostic Lean en préalable de la RPA.

Et puis dans le cadre d’un projet Smartlean il y a au-delà de l’amélioration du process en lui-même, tout ce qui va autour. Il y’a des approches en amont qui permettent de faire des diagnostics pour identifier où on va appliquer la méthode Smartlean, c’est ce qu’on appelle chez Accenture le Prime Value Chain et on a des outils tels qu’Entreprise Navigator dont on se sert pour avancer sur ces approches de diagnostic. L’idée est de mettre en place un centre d’excellence qui va permettre à la fois de poursuivre les actions qui ont été lancées dans le cadre du projet, mais également d’aller plus loin et de mettre en place l’amélioration continue – pour le coté Lean – et coté RPA de maintenir les robots. Ainsi, si demain une partie des processus est amenée à changer, le client a des ressources qui suivent la performance des robots et sont capables de réagir rapidement et si besoin, d’apporter les adaptations nécessaires.

En quoi votre démarche est-elle innovante ?

Elle est innovante sur deux aspects. Premièrement dans la façon de la mettre en œuvre, grâce au cadre agile les améliorations et les bénéfices sont visibles rapidement par les clients. Ensuite car on emploie des outils innovants de types outils d’analyses très dynamiques. On constitue ce qu´on appelle dans le cadre agile des backlog, c’est-à-dire une liste de fonctionnalités qui apportent un bénéfice. On va ensuite sélectionner des groupes de fonctionnalités que l’on va traiter lors de sprints, soit des phases de projets très accélérées et itératives d’une durée de 3 à 4 semaines. Pendant chacune de ces phases projet, on va mettre en place des groupes de fonctionnalités, Lean, robotiques ou encore hybrides. Cela va nous permettre toutes les 3 à 4 semaines d’obtenir des avancées et des bénéfices concrets pour nos clients.

Vous avez évoqué l’outil Enterprise Navigator, comment l’utilisez-vous ?

On l’utilise essentiellement dans les phases de diagnostic. Lorsque nos clients font appel à nous il y’a généralement deux types de situations : soit ils ont déjà identifié les processus pour lesquels ils ont besoin de notre expertise et dans ce cas on va directement se pencher dessus, dans une démarche classique Smartlean ; soit ils nous disent « on sait qu’il y’a du potentiel d’amélioration et d’efficacité, mais on ne sait pas où et comment aller chercher, pouvez-vous m’aider ? ». Dans ce cas nous adoptons une approche Prime Value Chain (PVC) à l’aide de l’outil Enterprise Navigator qui nous permet de cartographier l’ensemble des activités d’une entreprise ou d’une division d’une entreprise. Une fois que l’on a recensé l’ensemble de ces activités, l’outil nous permet d’apposer un certain nombre de calques comme par exemple la concentration en ETP, l’allocation de budget ou le niveau de qualité. Ces calques sont définis avec le client en fonction de sa problématique et font ressortir un certain nombre d’éléments d’analyse, ce qui nous permettra par exemple, dans le cas d’une concentration forte d’employés sur des activités à faible valeur ajoutée, d’optimiser l’allocation des ressources. En résumé, cet outil nous permet en peu de temps d’avoir une vision globale d’une entreprise ou d’une entité et de repérer rapidement les axes d’améliorations possibles.

Vous souhaitez en savoir plus sur les bénéfices de la méthode Smartlean pour vos projets ? Contactez nos experts :

@Sophie Jacquemet-Richard (Senior Manager – Operation & Process Transformation )

@Alexandre Rosenwald (Associate Director Strategy – Responsable de l’excellence opérationnelle pour les équipes Stratégie & Consulting d’Accenture en France et au Benelux)